[2010.04.19.월] 비즈니스 에티켓

비즈니스 에티켓

e-mail 이나 파일을 보낼때 항상 받는 사람의 입장을 생각해야 한다.

이메일 제목은 제목만 보고도 대충 내용이 뭔지 알아야 한다. 일부에서는 스팸메일을 제목만 보고 판단하기도 한다. 제목을 "안녕하세요." 이런 식으로 하면 가차없이 스팸메일로 등록되어버리곤 한다.

제목에 분류를 간단하게 정의하고 본문의 내용을 함축적으로 표현할 수 있어야 한다. 회신할 때도 마찬가지로 회신이라는 표시(회신 이나 Re)를 나타내고, 제목에 메일의 내용을 담아야 한다. 제목으로만 끝나선 안된다.

본문의 내용도 중요하다. 기본적인 편지 형식을 갖추어야 한다.

                        인사말,        본문-메일관련 내용,           끝맺음 인사.
 
여기서 중요한것은 메일의 글이 한페이지를 넘기면 안된다는 거다. 글이 길다보면 처음에 좀 보다가 바로 마우스 휠로 끝부분으로 내려버리곤 한다. 내용이 길어지면 두 번, 세 번 더 보내 더라도 한페이지 안에 글이 담기도록하는것이 좋다.

첨부파일을 보낼때, 메일에 써야할 내용을 첨부파일에 문서로 넣고, 메일은 한줄 만 쓰고 보내버리곤 한다. 이 첨부파일은 안 열리고 버려질 가능성이 많다. 보통 비즈니스 맨은 바쁘다. 특히 같은 경우는 더 그렇다. 이들에게는 시간은 중요하다. 그래서 파일을 열어보는 시간 조차 아까워한다. 이러니 첨부파일은 웬만하면 사용하지 않는게 득이 될 수있다.

하지만 어쩔수 없이 사용해야할 경우에는 사용해야 한다. 어쩔수 없으니깐. 여기서 중요한건 파일명이다. 파일을 열어보지 않더라도, 파일이름만 보고 어떤것이 들었는지 짐작할 수 있어야한다. 안에 내용물들이 많을 경우에는 폴더로 잘정리해야 한다. 마찬가지로 폴더명으로 내용물을 알 수 있게 해야 한다.

메일이나 첨부 파일을 받는 사람들의 70%는 파일을 실행시키는 방법이나, 사용법, 활용법을 잘모른다. 이럴 경우를 위해 파일이 어떠한 목적으로 어떻게 제작 되었고, 어떻게 사용하는지 부연설명을 꼭 해야 한다.

반대로 e-mail을 받을 땐 회신이 중요하다. 메일을 받게 되면 받은 즉시 회신을 줘야한다. 특히 연락 바랍니다 라고 명시하면 보는 즉시 회신 해야한다. 단 즉시 답변하기 어려우면, 회신을 해주되 언제가지 정확하게 답변할지 명시해 줘야한다. 회신을 보내거나 메일을 보냈을 때, 메일로 회신을 받는게 원칙이지만, 회신을 받기 원하는 시간을 명시했는데 답변이 없을 땐 유선으로 연락해봐야 한다. 꼭 확인 해볼 필요가 있다. 메일은 안 가는 경우가 있을 수도 있고, 사정으로 확인 못했을 수도 있다.

내가 받아야할 경우도 마찬가지로 회신이나 연락이 없으면 연락해봐야 한다.

마지막으로 아주 중요한 내용의 메일을 받았다고 판단이 되면 유선상으로 받았다고 알려주는게 예의 이다.


이러한 것 들을 잘 숙지하고, 몸에 베이도록 하는것이 좋을 것 같다.